Monitorowanie

Moduł monitoringu to część aplikacji, która pozwala na stworzenie odwzorowania środowiska drukowania i kopiowania u klienta. W tej części aplikacji tworzymy odpowiednie konta dla urządzeń i użytkowników oraz odzwierciedlamy środowisko drukowania i kopiowania w zakresie struktur architektonicznych i administracyjnych. Udostępnione jest także narzędzie do tworzenia szkieletu finansowego dla każdego urządzenia, czyli możliwość przypisania wszystkich rodzajów kosztów, które są ponoszone z tytułu używania danego urządzenia np. kontrakty serwisowe.

Bardzo istotną zaletą aplikacji jest to, że rejestrowana jest każda zmiana wykonana na stacji roboczej przez użytkownika systemu drukowania i kopiowania. Agent aplikacji informuje system o każdej operacji instalacji i deinstalacji sterownika urządzenia oraz każdej zmianie nazwy urządzenia lub portu.

Focus Print® monitoruje system drukowania i kopiowania dwupoziomowo. Pierwszy poziom zapewniany jest za pomocą agenta, który przekazuje informacje o ilości drukowanych dokumentów przez danego użytkownika. Agent aplikacji rejestruje także nazwę drukowanego dokumentu (istnieje możliwość przechwycenia całej treści drukowanego dokumentu). Drugi poziom związany jest z odczytem liczników urządzeń drukujących, które automatycznie są pobierane z urządzeń z wykorzystaniem protokołu SNMP.

W konsoli Focus Print® rejestrowane są nie tylko dane dotyczące urządzeń systemu drukowania i kopiowania, ale także dane dotyczące użytkowników tego systemu. Aplikacja rejestruje każde konto systemowe, z którego została wygenerowana praca drukowania i przyporządkowuje prace do konta fizycznego użytkownika. Focus Print® w pełni synchronizuje się z bazą przechowującą informacje o kontach systemowych (AD) i na bieżąco aktualizuje przypisanie loginu systemowego do konta fizycznego użytkownika systemu drukowania i kopiowania.

Focus Print® tworzy odpowiednie miejsca kosztowe, do których będzie przypisany wolumen oraz koszt generowanych prac drukowania i kopiowania. W konsoli systemu tworzy się drzewo struktury architektonicznej – lokalizacja, kondygnacja, pokój, będące odwzorowaniem struktury klienta, na które nanosi się urządzenia oraz użytkowników systemu drukowania i kopiowania. Focus Print® udostępnia także funkcje wizualizacji rozmieszczenia urządzeń w strukturze architektonicznej. Wizualizacja pozwala na szybkie wyszukanie i zlokalizowanie urządzenia przez zespół administracyjny systemu drukowania i kopiowania.

W zakresie tworzenia odwzorowania struktury administracyjnej klienta wykorzystywany jest mechanizm synchronizacji bazy Focus Print® z bazą AD, z której pobierane są informacje o funkcjonującym podziale organizacyjnym. Przypisanie użytkownika systemu drukowania i kopiowania do odpowiedniej płaszczyzny struktury administracyjnej odbywa się automatycznie. System umożliwia także przyporządkowanie urządzenia do odpowiedniej płaszczyzny struktury organizacyjnej.

Uprawnienia i reguły

Focus Print® umożliwia definiowanie reguł dla użytkowników oraz poziomów uprawnień względem określonych informacji. Zdefiniowany użytkownik może mieć przypisane prawa np. administratora, managera departamentu/działu, osoby raportującej, magazyniera itp. Manager działu może mieć uprawnienia do wglądu lub przygotowania raportu o wydrukach/kopiach/skanach, tworzonych przez siebie oraz swoich pracowników. Uprawnienia mogą być związane z określonymi regułami druku (np. tylko duplex, tylko mono). Administrator może ustalić wyjątki od reguł zdefiniowanych dla grup, do których należy użytkownik oraz określić uprawnienia do kopiowania i skanowania. Może też określić prawa do druku w kolorze lub druku jednostronnego, a tym samym wymusić druk dwustronny lub mono. Druk ten jest nadal zabezpieczony autoryzacją przy danym urządzeniu i nie zostanie zrealizowany bez autoryzacji.

Limity

Focus Print® umożliwia przypisanie indywidualnych miesięcznych limitów wydruków dla użytkownika. Limity mogą zostać określone kwotowo w dowolnej walucie. Każdy generowany kolejny wydruk powoduje odliczenie wartość od ustalonej wartości limitu lub ilości stron – osobno dla stron kolorowych oraz czarno-białych. Limity mogą być definiowane jako miękkie i twarde. Limit miękki działa informacyjnie. Powoduje wygenerowanie wiadomości mailowej do zdefiniowanej osoby np. managera danego użytkownika oraz samego użytkownika, po przekroczeniu określonej wartości przyznanego limitu. Wiadomość zawiera komunikat o stopniu wykorzystanego limitu np. 90% celem uświadomienia użytkownika o fakcie wydruku znacznej ilości przyznanego limitu. Procent można definiować swobodnie dla każdego użytkownika. W przypadku limitu stałego, po przekroczeniu zdefiniowanej ilości stron lub kwoty zabierane jest prawo do druku danemu użytkownikowi. Odnowienie limitu możliwe jest po akceptacji managera oraz interwencji administratora.

Urządzenia drukujące w Focus Print®

W Focus Print® wyróżniamy dwie kategorie urządzeń:

Drukarki zarządzane – wszystkie urządzenia, dla których ma być realizowana funkcja zarządzania drukiem (np. wydruk podążający, zmiana parametrów wydruku, dokończenie wydruku na innym urządzeniu). Dodatkowo dla drukarek zarządzanych są realizowane zadania zliczania wydruków z mechanizmów accountingowych, udostępnianych przez poszczególne urządzenia oraz z liczników SNMP tych urządzeń. Ponadto drukarki zarządzane mają możliwość monitorowania zużycia zasobów, rejestracji wymian materiałów eksploatacyjnych, czy monitorowania stanu pracy urządzeń oraz rozliczania kosztów eksploatacyjnych.

Drukarki monitorowane – w odróżnieniu od drukarek zarządzanych, dla tej kategorii nie są realizowane zadania związane z zarządzaniem drukiem oraz zliczania wydruków za pomocą mechanizmów accountingowych, udostępnianych przez API. Wszystkie pozostałe funkcje związane z monitorowaniem zasobów, rozliczaniem kosztów są dostępne w oparciu o dane z agentów monitorujących drukarki. Agenci są instalowani na komputerach z bezpośrednio podłączonymi drukarkami lub na print serwerach. Agencji mogą być instalowani zdalnie bez konieczności instalacji bezpośredniej na danym komputerze.

Zarządzanie lokalizacją urządzeń

Focus Print® umożliwia tworzenie wizualizacji struktur architektonicznych klienta i udostępnia możliwość szybkiego wyszukania urządzenia w strukturach systemu. Focus Print® umożliwia przyporządkowanie zarejestrowanych urządzeń do drzewiastej struktury lokalizacji. Wszystkie urządzenia mają możliwość przypisania ich położenia do określonej lokalizacji w ramach firmy/instytucji. Menedżer lokalizacji urządzeń umożliwia nie tylko przyporządkowanie urządzenia do wybranej lokalizacji na drzewie lokalizacji, ale także dokładne określenie jego położenia na planach budynku. W tym celu wymagane jest dodanie planów budynków oraz pięter dla każdego poziomu drzewa, dla którego chcemy określić wizualne położenie urządzeń.

Projekty

Focus Print® umożliwia tworzenie specjalnych miejsc powstawania kosztów związanych z wydrukami niezależnych od struktury organizacyjnej. Jeśli zachodzi potrzeba rozliczania kosztów wydruków związanych z konkretnym zdarzeniem, klientem, czy działem, można to zrobić grupując koszty w ramach projektu.

Focus Print® umożliwia tworzenie projektów, do których można przypisać określone grupy lub/i pojedynczych użytkowników. Zdefiniowani w ten sposób uczestnicy projektu mają możliwość przypisania danego wydruku do konkretnego projektu.