Wdrożenie systemu Focus Print® w Urzędzie Miasta Wrocławia

Środowisko wydruków Urzędu Miejskiego, składające się w większości z jednofunkcyjnych, stanowiskowych urządzeń drukujących, nie było objęte żadnym narzędziem do monitorowania i kontrolowania wolumenu oraz kosztów wydruków. Służby informatyczne Urzędu Miejskiego nie posiadały dostateczniej wiedzy oraz danych do analizowania tego obszaru, przede wszystkim w zakresie potrzeb użytkowników, planowania zakupów i ustalania polityki zarządzania środowiskiem wydruków na najbliższe lata.

Proces optymalizacji środowiska wydruków i kopii rozpoczął się w 2009 roku szczegółowym audytem środowiska drukowania i kopiowania. Audyt pozwolił na zdobycie wiedzy na temat generowanego wolumenu wydruków i kopii oraz ponoszonych kosztów; pozwolił także na pozyskanie informacji o miejscach generujących najwyższe koszty, o nadużyciach i patologiach środowiska wydruków i kopii. W 2010 roku wdrożony został system monitorowania środowiska wydruków Focus Print®, dzięki któremu działy informatyczne uzyskały dostęp do statystyk i analiz oraz do narzędzi do projektowania i planowania zmian parku maszynowego. Dzięki tej wiedzy uruchomiono nowe procedury zarządzania środowiskiem wydruków oraz system planowania zakupów nowych urządzeń drukujących.

Dzięki podjętym działaniom optymalizacyjnym w obszarze działania środowiska wydruków, znacząco zredukowano wydatki inwestycyjne na zakup nowych urządzeń drukujących, i w znacznie lepszym stopniu wykorzystano aktualnie funkcjonujący park maszynowy – wyeliminowano urządzenia przeciążone i niedociążone. Dzięki tym działaniom uzyskano realne oszczędności finansowe w tym obszarze.

Pobierz plik PDF